KLUNGKUNG, BALINEWS.ID – Ketua Bawaslu Provinsi Bali I Putu Agus Tirta Suguna menegaskan pengelolaan arsip harus menjadi bagian dari budaya kerja di lingkungan Bawaslu. Arsip, menurutnya, bukan sekadar dokumen administratif, tetapi menjadi bukti atas proses, keputusan, dan pelaksanaan tugas lembaga.
Hal itu disampaikan Suguna dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Bawaslu Kabupaten Klungkung, Senin (10/8).
Suguna mengatakan, dokumen yang dianggap biasa dalam pekerjaan sehari-hari dapat memiliki nilai penting ketika lembaga membutuhkan bukti atau melakukan penelusuran terhadap suatu proses.
“Hal-hal yang kita anggap biasa dalam pekerjaan, suatu saat bisa menjadi sangat penting ketika dibutuhkan sebagai bahan pembuktian. Karena itu, jangan sampai dokumen yang kita hasilkan hari ini justru tidak dapat ditemukan ketika diperlukan,” kata Suguna.
Menurutnya, tertib arsip memiliki konsekuensi langsung terhadap pertanggungjawaban lembaga, terutama ketika Bawaslu menghadapi pemeriksaan maupun persoalan yang membutuhkan penelusuran terhadap proses dan dasar pengambilan keputusan.
Ia menilai kearsipan masih kerap dipandang sebagai pekerjaan sederhana yang dapat ditunda. Padahal, ketidaktertiban penyimpanan dokumen dapat menyulitkan lembaga ketika harus menjelaskan kembali pekerjaan yang telah dilaksanakan.
“Arsip itu bagian dari perjalanan pekerjaan kita. Ketika ada persoalan, kita perlu melihat kembali apa yang dilakukan, bagaimana prosesnya, dan apa dasar keputusannya. Semua itu membutuhkan dokumen yang tertata,” ujarnya.
Suguna juga menegaskan pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab petugas atau bagian tertentu. Setiap divisi dan unit kerja memiliki kewajiban menata dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
Ia mendorong pengelolaan arsip dilakukan sejak dokumen diciptakan. Surat masuk, surat keluar, berita acara, dokumen kegiatan, hingga dokumen yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan harus dikelola secara sistematis agar mudah ditelusuri kembali.
Hal yang sama berlaku terhadap dokumen yang diterima Bawaslu dari pihak lain, termasuk berbagai berita acara dan dokumen penyelenggaraan pemilu yang dapat menjadi data pembanding maupun dokumen pendukung di kemudian hari.
“Jangan melihat arsip hanya sebagai pekerjaan tambahan. Ini harus menjadi kebiasaan dalam bekerja. Apa yang kita kerjakan harus ditata, sehingga ketika suatu saat dibutuhkan, kita tidak kesulitan mencarinya,” tegas Suguna.
Sementara itu, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali menilai kearsipan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola administrasi lembaga. Menurutnya, pekerjaan kearsipan sering kurang mendapat perhatian karena manfaatnya tidak selalu terlihat secara langsung.
Namun, kebutuhan terhadap arsip akan menjadi sangat penting ketika lembaga harus memberikan penjelasan atau membuktikan suatu pekerjaan. Karena itu, pengelolaan arsip membutuhkan keterlibatan pimpinan, sekretariat, dan seluruh divisi.
“Kearsipan tidak bisa hanya dikerjakan oleh satu atau dua orang. Kita membutuhkan koordinasi dan pembagian tugas karena dokumen diciptakan oleh seluruh bagian dalam pelaksanaan pekerjaan,” jelasnya.
Keterbatasan sumber daya manusia juga menjadi salah satu tantangan dalam pengelolaan arsip. Kondisi tersebut perlu disiasati melalui koordinasi antarbagian agar pengelolaan dokumen tetap berjalan secara berkelanjutan, sejak dokumen diciptakan hingga ditetapkan sebagai arsip yang harus disimpan sesuai ketentuan.
Penguatan teknis kearsipan juga disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Klungkung. Ia menekankan arsip memiliki fungsi penting dalam melindungi lembaga karena setiap pekerjaan yang telah dilaksanakan pada akhirnya harus dapat dibuktikan melalui dokumen.
Menurutnya, arsip tidak cukup hanya dikumpulkan. Dokumen harus diklasifikasikan, dicatat, disimpan, dan diatur aksesnya sehingga dapat ditemukan kembali secara cepat ketika dibutuhkan.
Pengelolaan tersebut mencakup tata naskah dinas, kode klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses, serta jadwal retensi arsip. Ketentuan itu menjadi dasar dalam menentukan mekanisme penyimpanan, pihak yang dapat mengakses, serta jangka waktu penyimpanan suatu dokumen.
“Arsip tidak hanya dikumpulkan. Harus ditata, diklasifikasikan, sehingga ketika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah,” jelasnya.
Dalam pengelolaannya, arsip dinamis dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif berdasarkan tingkat penggunaannya. Arsip yang frekuensi penggunaannya mulai berkurang perlu ditata dan ditempatkan pada ruang penyimpanan yang sesuai, termasuk melalui penyediaan record center.
Penyusutan arsip juga tidak dapat dilakukan sembarangan. Arsip yang telah memasuki masa retensi harus ditentukan tindak lanjutnya berdasarkan ketentuan, baik untuk dimusnahkan maupun dipermanenkan. Arsip yang memiliki nilai sejarah atau nilai guna permanen harus tetap dipertahankan.
Selain arsip fisik, digitalisasi turut menjadi perhatian dalam pengelolaan kearsipan. Digitalisasi tidak hanya berarti mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital, tetapi harus disertai sistem penyimpanan, keamanan, pengaturan akses, dan keberlanjutan pengelolaan.
Suguna kembali mengajak seluruh jajaran Bawaslu membangun kebiasaan menata arsip sebagai bagian dari kualitas pekerjaan. Menurutnya, tertib administrasi dan kearsipan tidak hanya mendukung kebutuhan internal, tetapi juga memperkuat kemampuan lembaga dalam mempertanggungjawabkan setiap tugas yang telah dilakukan.
“Yang kita kerjakan hari ini harus bisa kita pertanggungjawabkan di kemudian hari. Karena itu, jangan abaikan hal-hal kecil dalam pengelolaan dokumen. Apa yang dianggap kecil hari ini bisa menjadi sangat penting ketika dibutuhkan nanti,” pungkasnya.
